La dernière modification de la présente Déclaration de confidentialité a eu lieu le : 25/01/2023
TABLE DES MATIERES
Définitions
À qui s’applique cette politique de confidentialité ?
Coordonnées de contact
Responsable du traitement
Quelles sont les données personnelles traitées par ITZU ?
Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
Sécurité de vos données personnelles
Conservation de vos données personnelles
Cookies
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les faire valoir ?
1 DEFINITIONS
Traitement de données personnelles : Le traitement est une opération ou un ensemble d’opérations effectuées sur des données personnelles ou sur des ensembles de données personnelles, que ces opérations soient ou non réalisées par l’intermédiaire de processus automatisés, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, la mise à jour ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la transmission, la divulgation ou tout autre moyen de mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la sécurisation, la suppression ou la destruction de données. Les données personnelles sont toutes les informations concernant une personne physique, avec lesquelles cette personne peut être identifiée directement ou indirectement.
Processeur : Le processeur (de données) est une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du Responsable du traitement.
Responsable du traitement : Le Responsable du traitement est une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
2 À QUI S’APPLIQUE CETTE DECLARATION DE CONFIDENTIALITE ?
Cette Déclaration de confidentialité s’applique à tous les clients directs, visiteurs, fournisseurs, candidats et toute autre personne qui n’est pas un employé d’ITZU et dont ITZU traite les données personnelles en tant que Responsable du traitement. Pour la suite de cette Déclaration de confidentialité, nous appelons une personne qui appartient à l’un de ces groupes une « Personne concernée ».
3 COORDONNEES DE CONTACT
ITZU est un groupe de partenaires solides, actifs dans le domaine des ressources humaines. Itzu est un partenaire total pour divers services, de l’emploi temporaire au recrutement et à la sélection, de l’orientation professionnelle au reclassement externe. Les entités suivantes sont des filiales d’ITZU :
Notre Délégué à la protection des données (Data Protection Officer – DPO), est enregistré auprès de l’Autorité de protection des données et veille à ce que le traitement des données personnelles par ITZU soit effectué conformément à la présente déclaration de confidentialité et aux réglementations applicables en matière de protection des données et de confidentialité. Le délégué à la protection des données peut être contacté par courriel à l’adresse suivante : privacy@itzu.eu
4 RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Ce n’est que lorsqu’ITZU agit en qualité de Responsable du traitement que les points 5 à 10 de la présente Déclaration de confidentialité s’appliquent.
Si vous souhaitez exercer vos droits en tant que Personne concernée, vous devez toujours contacter le Responsable du traitement.
5 QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES PAR ITZU ?
5.1 Sur la base de l’exécution d’un accord
ITZU traite les données personnelles qui sont nécessaires à l’exécution d’un accord auquel vous êtes partie prenante, ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un accord.
Lors de la demande d’un devis
Si vous souhaitez plus d’informations sur les services ou les produits d’ITZU, vous pouvez demander un devis par différents canaux (téléphone, site Web, médias sociaux, etc.). À cette fin, ITZU traite des données d’identification personnelles (telles que le nom et l’adresse électronique) afin de vous permettre d’obtenir une proposition aussi pertinente que possible.
Lors du traitement d’une commande, le suivi des factures et d’accords commerciaux
Si vous commandez des produits ou des services ou si vous les livrez à ITZU, ITZU traite les données d’identification personnelle et les données professionnelles pour le traitement et le suivi corrects de la commande ou de la livraison.
Lors de la fourniture de services avec l’administration de la paie associée
Lors de la fourniture de services, les informations salariales sont collectées aux fins de l’administration de la paie.
Lors de la candidature
ITZU recherche régulièrement de nouveaux effectifs motivés et enthousiastes. Au cours du processus de candidature, ITZU traite les catégories de données personnelles suivantes : données d’identification personnelle, caractéristiques personnelles (telles que la langue, la date de naissance, etc.), compétences, historique de formation, carrière, curriculum vitae, image, références professionnelles.
Lors de la participation à un événement
ITZU organise des événements. Lors de l’organisation d’un tel événement, nous traitons les données d’identification personnelle et les données professionnelles lors de l’inscription.
Lors de la participation à une formation
ITZU organise des formations. Pour le bon déroulement et le suivi administratif, nous traitons vos données d’identification personnelle et vos données professionnelles.
Lors de la remise d’une attestation ou d’un certificat
Pour obtenir des subventions (p. ex. portefeuille PME, congé de formation de la Région flamande), nous délivrerons un certificat personnalisé comme preuve d’inscription ou de suivi du programme.
Si le programme comprend un examen ou un test, nous garderons une trace de vos résultats. Nous utilisons également vos coordonnées pour fournir l’attestation ou le certificat.
5.2 Basé sur votre consentement
Dans le cas du traitement de données personnelles basé sur votre consentement, vous avez toujours le droit de le retirer (voir le point 10. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les faire valoir).
Lorsque vous vous abonnez à notre lettre d’information
Lorsque vous vous abonnez à notre lettre d’information, vous consentez à la réception de telles lettres. ITZU vous donne la possibilité de vous désinscrire de la lettre d’information.
Lorsque vous répondez à une enquête de satisfaction client
ITZU demande l’autorisation de lier les données personnelles (données d’identification et données professionnelles) aux résultats d’une enquête de satisfaction client. Nous utilisons ces données uniquement pour améliorer nos services. ITZU utilise une agence de recherche comme processeur à cette fin, mais nous n’utiliserons pas les données à d’autres fins et nous ne les transmettrons pas à des tiers pour leur propre usage.
Lors de la constitution d’une réserve de recrutement
Si ITZU ne vous accepte pas après une demande, mais souhaite garder une trace de votre CV pour de futures opportunités, ITZU vous demandera la permission de conserver votre CV.
Lorsque vous utilisez des photos ciblées à des fins publicitaires
En cas de publication d’images ciblées sur les médias sociaux et le site Web, ITZU vous demandera votre autorisation. Par images ciblées, on entend des images dans lesquelles la personne est clairement identifiée (gros plan, image focalisée sur une personne spécifique, pose photographique, etc.).
Lors de la communication des préférences alimentaires lors de l’inscription à un événement et/ou à une formation
Si vous le souhaitez, vous pouvez transmettre vos préférences alimentaires lors de l’inscription à un événement ou une formation, afin que nous puissions fournir des aliments adaptés auprès de la société de restauration. Seules les quantités et aucune donnée personnelle sont transmises à la société de restauration.
Pour l’amélioration de la qualité du site
ITZU utilise des outils pour collecter des statistiques et obtenir des informations sur l’utilisation du site Web. Ces informations sont anonymes et ne sont pas liées à vos données personnelles. Les outils d’analyse utilisent des cookies. Ce sont des fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui collectent des informations de journalisation Internet standard et des informations comportementales. Plus d’informations sont disponibles dans notre déclaration de cookies
5.3 Sur la base d’un intérêt légitime
ITZU traite les données personnelles sur la base d’un intérêt légitime pour lequel ITZU a fait une pondération des intérêts.
Lors de l’utilisation de caméras de sécurité
Dans et autour des bâtiments d’ITZU se trouvent des caméras dans le but de prévenir, de détecter ou de constater des nuisances ou des crimes contre les personnes et les biens et de maintenir l’ordre public. À cette fin, les images sont collectées, traitées et stockées.
Lors de la réponse à des questions, la proposition d’assistance ou d’informations relatives à votre demande
Vous pouvez contacter ITZU par différents canaux (téléphone, correspondance, courriel, chat, formulaire de contact du site Web, médias sociaux). Nous utilisons uniquement les données personnelles que vous fournissez pour répondre à vos questions.
Lors de la transmission de pistes au sein de l’ITZU
Au sein d’ITZU, il y a plusieurs entités. Itzu est principalement actif dans les « ressources humaines » avec les services RH et de gestion des bâtiments comme fers de lance. Itzu attache une grande importance au développement de la relation avec ses clients et prospects (la « Gestion de la relation client »), outre ce qui est strictement nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à la prise de mesures précontractuelles. Par conséquent, les entités peuvent jouer des opportunités par le biais de l’intragroupe. Un exemple : quelqu’un postule pour un emploi chez Itzu Select en fonction d’un poste vacant spécifique et est transmis à Itzu Career en fonction de l’orientation professionnelle.
Lors d’envois de marketing direct
ITZU envoie du marketing direct et traite les données d’identification personnelles. ITZU respecte les réglementations associées, selon lesquelles le marketing direct n’est envoyé que s’il existe une relation client, en ce qui concerne les produits ou services similaires fournis par ITZU. En tant que Personne concernée, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire.
Lors de l’invitation à une enquête de satisfaction client
ITZU invite ses clients à participer à une enquête de satisfaction. À cette fin, nous travaillons en collaboration avec une agence de recherche.
Lorsque vous effectuez des tests de compétence pendant la période d’application
Pour sélectionner un candidat, ITZU effectue une évaluation des compétences et de la personnalité du candidat. ITZU utilise une agence d’évaluation comme processeur à cette fin, mais nous n’utiliserons pas les données à d’autres fins et nous ne les transmettrons pas à des tiers pour leur propre usage.
Lors de la création d’une liste récapitulative de candidatures avec le statut de chaque personne impliquée
En raison des nombreuses candidatures traitées par ITZU et des différents canaux par lesquels les candidats peuvent se présenter, nous avons un intérêt légitime à créer une liste de candidats refusés, afin de ne pas avoir à recommencer le processus d’évaluation de ces candidats quelques semaines plus tard. Cette liste ne contient que des données d’identification personnelles.
Lors de la transmission intragroupe d’un C.V.
Si quelqu’un envoie une candidature à ITZU, ITZU peut distribuer cette candidature parmi ses entités. Si vous, en tant que candidat, souhaitez uniquement postuler auprès d’une entité spécifique au sein d’ITZU, veuillez l’indiquer explicitement.
Pour la conservation de vos coordonnées utilisées pour vous informer en tant que connaissance/famille de notre employé en cas d’urgence
Nous demandons à nos effectifs de fournir les coordonnées d’un ami et/ou d’un membre de sa famille afin que nous puissions les informer en cas d’urgence.
Lors de l’utilisation d’images à des fins de relations publiques et/ou de journalisme
Lorsqu’ITZU organise un événement d’entreprise majeur, ITZU a un intérêt légitime à s’engager dans des relations publiques afin d’attirer de nouveaux effectifs et/ou de nouveaux clients. Les visiteurs de l’événement sont en informés à l’avance et ont la possibilité de s’opposer à la prise de photos : lors l’événement lui-même en s’adressant au photographe ou après l’événement en envoyant un courriel à marketing@itzu.eu
Nous conservons vos données personnelles (bien que de manière anonyme) à des fins de recherche scientifique.
5.4 Sur la base d’une obligation légale
ITZU peut traiter des données personnelles afin de se conformer à une obligation légale à laquelle ITZU est soumis.
Lorsque vous utilisez un congé de formation de la Région flamande
Si vous indiquez à ITZU que vous souhaitez utiliser un congé de formation de la Région flamande (VOV), nous vous fournirons un certificat d’inscription et nous devrons établir quotidiennement une liste de participants à chaque formation. En conséquence, nous traitons les données d’identification personnelle (nom, prénom), le numéro au registre national, votre employeur et les détails du programme de formation. Nous sommes tenus par la loi (arrêté ministériel du 8 juillet 2019) de traiter ces informations.
Réalisation d’une enquête de satisfaction concernant la formation dans le cadre du portefeuille PME
Comme ITZU organise des formations qui relèvent du portefeuille PME, nous sommes obligés de mener une enquête de satisfaction auprès des participants.
En tant qu’enseignant d’un programme de formation
Pour les formations dans lesquelles le portefeuille PME ou le congé de formation de la Région flamande s’appliquent, nous sommes tenus d’indiquer le nom de l’enseignant et de l’employeur de l’enseignant sur les attestations et les listes de présence. Ces attestations seront transmises aux participants, à leurs employeurs et au gouvernement.
5.5 Objectif compatible
Si nous avons recueilli vos données personnelles dans le cadre d’un intérêt légitime ou d’un accord, nous pouvons ensuite également utiliser ces données pour une autre finalité, à condition qu’elle soit compatible avec la finalité initiale. Ce faisant, nous prêtons attention aux points suivants :
la relation entre la finalité initiale et la nouvelle/future finalité ;
le contexte dans lequel les données ont été collectées (quelle est la relation entre vous et ITZU ?) ;
le type et la nature des données (s’agit-il de données sensibles ?) ;
les conséquences possibles du traitement ultérieur envisagé (quelles sont les conséquences pour la personne concernée ?) ;
l’existence de garanties appropriées (telles que le cryptage ou la pseudonymisation).
6 AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNEES ?
ITZU ne partage pas vos données personnelles avec des tiers, sauf si :
ITZU a reçu votre consentement préalable pour ce faire ;
ITZU est tenu de le faire dans le cadre d’un règlement ou d’une procédure judiciaire ;
ITZU est invité à le faire par les autorités législatives ou judiciaires ;
ITZU organise un événement avec des partenaires ou des fournisseurs. La liste des participants est également communiquée aux partenaires ou aux fournisseurs ;
ITZU est totalement ou partiellement repris ou scindé. Dans ce cas, ITZU imposera au tiers l’obligation de traiter les données personnelles exclusivement conformément aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité.
ITZU s’appuie sur certains sous-traitants tels que des consultants, des agences d’études (par exemple pour mener des enquêtes de satisfaction), des outils (p. ex. système CRM, outil de mailing) et ce afin de leur sous-traiter une partie de nos services. Ces sous-traitants ne sont pas considérés comme des tiers, mais comme des processeurs de données. Nous veillons à ce que ces sous-traitants prennent les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles de manière légitime et légale et pour ne pas les divulguer à des tiers en aucune circonstance.
7 SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
ITZU reconnaît que la sécurité des données personnelles fait partie intégrale de la protection des données. Par conséquent, ITZU prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre le traitement non autorisé ou l’accès non autorisé afin d’éviter toute utilisation abusive.
À chaque transfert de données personnelles à un processeur en dehors de l’espace économique européen (EEE), ITZU le fait toujours conformément aux termes de la présente Déclaration de confidentialité et suit les lois et réglementations applicables en matière de protection des données afin d’assurer des garanties adéquates.
8 CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
ITZU ne conservera vos données personnelles que pendant la période minimale nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente Déclaration de confidentialité, à moins que (i) une période de conservation plus longue ne soit requise pour résoudre les litiges ou (ii) si une période de conservation plus longue est requise par la loi. Les informations non personnelles peuvent être conservées sans limitation dans le temps à des fins statistiques.
ITZU applique une durée de conservation de 3 ans et une validité des rapports de 2 ans.
9 COOKIES
Les cookies sont des fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui collectent des informations de journalisation Internet standard et des informations comportementales. Ces informations sont utilisées pour suivre le comportement des visiteurs du site Web et pour compiler des rapports statistiques sur le site Web.
Vous trouverez plus d’informations sur notre politique en matière de cookies à l’adresse suivante: https://www.itzu.eu/fr-be/talent-solutions/cookie-policy
10 QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT POUVEZ-VOUS LES FAIRE VALOIR ?
10.1 Quels sont vos droits ?
Droit d’accès : Vous pouvez nous demander quelles données personnelles nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons, quelles catégories de données personnelles nous traitons, avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données personnelles, l’origine des données traitées et – le cas échéant - quelle logique nous utilisons dans le traitement automatique des données personnelles.
Droit de rectification : Si des informations ne sont pas correctes, vous pouvez nous demander de les corriger.
Droit de suppression de vos données : Si les données ne sont pas traitées légalement ou si vos données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, vous pouvez nous demander de supprimer vos données.
Droit à la limitation du traitement : En limitant le traitement de vos données personnelles, elles peuvent encore être conservées, mais leur utilisation sera limitée. Si vous avez demandé une limitation de traitement, nous pouvons uniquement stocker vos données. Cela signifie que vos données ne peuvent plus être utilisées pour d’autres transactions.
Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données si ce traitement est fondé sur un intérêt public ou un intérêt légitime de la personne qui traite vos données. De plus, vous pouvez également exercer ce droit d’opposition si vos données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct. Ce droit d’opposition s’applique également au profilage, qui constitue la base du traitement à des fins de marketing direct.
Droit de retrait du consentement : Si le traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit d’obtenir les données personnelles fournies par vous de forme standard, structurée et machinalement lisible et vous avez le droit de transférer ces données personnelles à un autre responsable du traitement si ce traitement est basé sur la base légale du consentement ou de la relation contractuelle.
Les droits susmentionnés ne constituent qu’un résumé et restent soumis à tout moment aux limitations de la législation applicable en matière de protection des données.
10.1.1 Le droit de consultation pour les services de Talent Solutions
Dans le cas de missions d’évaluation/développement, Itzu agit en tant que processeur et la demande de consultation est adressée au responsable du traitement étant le client qui doit se conformer à cette demande.
Si le client soumet la demande à Itzu en tant que processeur, Itzu vous donnera une vue d’ensemble aussi complète que possible de vos données personnelles détenues, et ce après que le client ait reçu le rapport :
o Données personnelles que vous-même avez fournies
o Les résultats traités des tests, des examens et des évaluations. Vous n’avez pas le droit de consultation sur la méthodologie des tests, des examens et des évaluations et vous pas le droit de connaître les réponses « correctes » aux questions posées, puisqu’il ne s’agit pas de données personnelles.
Le droit de consultation peut être exercé dans l’un des bureaux d’Itzu ou en ligne, mais PAS par téléphone.
Après un entretien d’évaluation avec l’un de nos consultants, vous pouvez recevoir une copie du rapport d’évaluation. La transmission ultérieure de ces informations confidentielles ou leur conservation imprudente est alors entièrement de votre responsabilité. Le droit à une copie du rapport d’évaluation ne peut être exercé que si vous avez exercé votre droit de consultation. Si l’entretien d’évaluation a lieu en ligne, vous recevrez une copie du rapport d’évaluation cryptée par courriel.
Nous pouvons dès à présent confirmer qu’aucune catégorie particulière de données personnelles n’est conservée (telles que la race, l’origine ethnique, les données de santé, les données sur l’orientation sexuelle, etc.).
10.2 Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ?
Vous pouvez faire valoir vos droits en envoyant un courriel à privacy@itzu.eu. Pour éviter toute divulgation non autorisée de vos informations personnelles, ITZU peut demander plus d’informations pour vérifier votre identité.
ITZU dispose d’un mois pour répondre à votre demande. Cette période commence dès qu’ITZU a reçu votre demande et dispose de toutes les informations nécessaires pour se conformer à votre demande. Le délai d’un mois peut être prolongé après notification et explication de la part d’ITZU.
ITZU fournira les informations demandées gratuitement. Lorsque les demandes sont infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, ITZU peut facturer des frais raisonnables ou refuser la demande.
Si, pour une raison quelconque, vous pensez qu’ITZU n’a pas traité votre demande correctement, vous pouvez recontacter ITZU. Dans ce cas, nous travaillerons avec vous pour trouver une solution.
Par souci d’exhaustivité, nous vous informons que si ITZU ne répond pas à votre demande, refuse d’y répondre ou si notre réponse ne répond pas à vos attentes, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, 35, rue de la Presse à 1000 Bruxelles, tél. : +32 (0)2 274 48 00, ou par courriel à l’adresse contact@apd-gba.be.