Delen

Jonas Van Herck smeert de juiste lijm tussen HR en bedrijfscultuur bij Protime

Jonas Van Herck smeert de juiste lijm tussen HR en bedrijfscultuur bij Protime

“Door de unieke aspecten van je organisatie te benoemen, kan je erop verder bouwen”

Op de snel veranderende arbeidsmarkt is ITZU een voortrekker in het begeleiden van organisaties en individuen. In de rubriek ‘Toekomstdenken in HR’ gaat Talent Director Tom Janssen daarom regelmatig in de diepte met enkele visionaire denkers. Hoe zien zij HR? Wat is hun toekomstbeeld ervan? Welke HR-trends tekenen zich af? En vooral: wat kunnen we daaruit leren? Dit keer laten we ons inspireren door People & Culture Manager Jonas Van Herck van Protime, marktleider op het gebied van tijdregistratie en personeelsplanning. Hij vertelt hoe belangrijk het is om HR en bedrijfscultuur op de juiste manier samen te laten smelten.

Jonas, kan je ons in een notendop uitleggen wat Protime precies doet?

“Wij maken HR-software die bedrijven helpt om hun medewerkers zo optimaal mogelijk in te zetten. Onze core business is ‘tijd’. We proberen organisatieprocessen zo goed mogelijk te automatiseren en transparant te maken. Ook afwezigheden en planningen horen daarbij. Op die manier helpen we bedrijven het beste uit hun mensen te halen. En daarvoor zorgen we met Protime in België, Nederland en Frankrijk. Vaak in samenwerking met ons moederbedrijf SD Worx. Of ons ‘moederschip’ zoals we het ook noemen, met Protime als een aparte boot in een vloot met een gemeenschappelijk doel. Wij halen veel kennis bij SD Worx en zij laten zich inspireren door onze initiatieven.”

“Ikzelf ben bij Protime begonnen als consultant. In die functie implementeerde ik software op maat van de klant. Na een vijftal jaar borrelde er bij mij vanuit een passie voor HR heel wat ideeën op. Ik merkte dat ik als jonge knaap de lijm wou zijn tussen verschillende afdelingen. Intussen zijn we nog eens acht jaar verder en laat ik als People & Culture Manager bedrijfscultuur, HR en innovatie met veel enthousiasme samensmelten. En dat met een sterke focus op cultuur.”   

“Tijd is onze core business”

Waarom is bedrijfscultuur voor jullie zo belangrijk?

Bedrijfscultuur is voor Protime een strategisch doel. Onze CEO Peter s’Jongers schreef in zijn boek ‘Trots!’ bijvoorbeeld dat onze cultuur ervoor zorgt dat we al bijna 25 jaar een groeibedrijf zijn. En dat is naar ons gevoel de enige juiste manier om een bedrijf te runnen. Je moet alles niet laten afhangen van je strategie, maar eerder van je cultuur. Wij zullen er altijd naar streven om het beste uit onze mensen te halen. Want het zijn zij die het verschil maken tijdens moeilijkere periodes of in tijden van grote veranderingen. Het voorbije anderhalf jaar indachtig is dat idee niet ver gezocht. Je strategisch plan is handig om effectief stappen te kunnen zetten, maar je cultuur bepaalt hoezeer je kan rekenen op je medewerkers.”

“Als ik mij op slechts twee deelaspecten van het HR-verhaal zou kunnen focussen, zou ik uiteraard belang hechten aan de talenten die we nog kunnen gebruiken, maar minstens in dezelfde mate aan hetgeen we al in huis hebben. En dat laatste ook effectief benoemen. Er zijn altijd bepaalde aspecten uniek aan je bedrijf. Door daar heel bewust mee om te gaan, kan je ze als vertrekpunt voor verdere inspiratie en groei gebruiken.”

Jullie negende ‘Great Place To Work’-titel op rij bewijst het succes van die aanpak. Hoeveel betekent dat label voor jullie?

“We zijn daar gewoon elke dag mee bezig. Het gaat mij daarbij niet zozeer om de wedstrijd of de bevraging. Ik zie het eerder als een manier om dagelijks actief te werken aan onze missie om de beste werkgever te zijn voor elke Protimer. Als je het een naam geeft, zet je gemakkelijker duidelijke stappen. Ook al herkenden we het beschreven model van de ideale werkplek voordien al. Benoemen is versterken. Als je iets aandacht geeft, kan dat groeien. Dat geldt zowel voor mensen als voor initiatieven. Omdat we in drie landen actief zijn, organiseren we onze brainstorms en projecten rond Great Place To Work trouwens lokaal. Zo respecteren we ieders cultuur.”

“Iets wat je benoemt, kan groeien”

“Great Place To Work heeft intussen een bepaalde maturiteit gekregen. Het is voelbaar in het hele bedrijf. Enerzijds als belofte naar onze medewerkers toe, anderzijds als een gemeenschappelijk doel waar ieder zijn eigen aandeel in heeft. Bovendien vindt het zijn weg naar buiten. De voorbije jaren heeft het mij verbaasd hoeveel kandidaten eerst op zoek gaan naar een Great Place To Work, en nadien pas de openstaande functies bekijken. Zo zie je maar hoe groot de impact kan zijn van zo’n gezamenlijk project.”

“Nog een positief gevolg van ‘GPTW’ is dat je medewerkers bijzonder sterke recruiters worden. Zij schatten namelijk als de besten in of iemand al dan niet bij Protime past. Daarvoor hoef je niet eens een cv door te nemen. Een ‘juiste’ kandidaat op papier matcht niet altijd met je bedrijf. Wat niet wil zeggen dat deze kandidaat niet de nodige talenten bezit, maar gewoon dat hij of zij wellicht beter bij een andere organisatie past. Dat buikgevoel is voor mij de basis van effectieve recruitment.”

Zijn er dingen in jullie cultuur die je als typische ‘Protime-way’ kan bestempelen, over de grenzen heen?

“De Protime-way is om samen aan de toekomst van bedrijf te werken en daar een verschil in proberen maken. Dat hoeft geen master plan van directie te zijn.. Het principe van de open deur: iedereen maakt aan elkaar duidelijk wat ze willen bereiken. In onze jaarlijkse State of The Union zijn we daar heel transparant in. In dat boekje brengt onze CEO zelf alle ideeën van medewerkers samen. Op voorhand denken alle teams na over dezelfde vragen: wat is onze bestaansreden, wat willen we bereiken, waarom willen we dat bereiken en hoe gaan we dat doen.”

“Cultuur wordt vaak gezien als feestjes geven en plezier maken, wat zeker ook moet gebeuren. Maar het draait er vooral om dat we samen dingen in beweging zetten en veranderen. Daar is het ‘hoe’ heel belangrijk in. Door heel duidelijk te stellen waarvoor je staat en wat je waarden zijn, kan je die grote verzameling van verschillende mensen laten samenwerken. Protime steunt op vier waarden: collaboratie, camaraderie, customer focus en growth. Efficiënt samenwerken, in vriendschappelijk aanvoelende, kleine teams aan de slag gaan, altijd oplossingen vinden voor de klant en een groeidynamiek creëren. In elk team zit ook sowieso een culture ambassador die de cultuur bewaakt, de teamleader helpt en het team mee betrekt bij overkoepelende projecten.”

Jullie behaalden onlangs de award ‘Communicating in corona times’ – waarvoor proficiat. Kan je iets kwijt over jullie aanpak op dat vlak?

“In dergelijke hallucinante tijden moet HR een stap voorwaarts zetten. Omdat we voelden dat er iets te gebeuren stond, kwamen we zo snel mogelijk samen met alle teamleaders. Verder hielden we de communicatie kort op tweewekelijkse basis. Je vertrouwt erop dat je teamleaders het beste voorhebben met hun team. Daarom vertel je hen alles wat je weet, en wat je niet weet. Verder vonden we het belangrijk om verschillende boodschappen telkens door de juiste persoon te laten verkondigen. De CEO, CFO, HR, teamleaders, de culture ambassadors, … ze kwamen allemaal op hun beurt aan het woord. Je stuurt niet zomaar alles wat er te vertellen is in een mail naar 330 medewerkers. En van de zaken die je wél in een mailing kan rondsturen, mag je er niet van uitgaan dat alle ontvangers het gelezen hebben. Aan de hand van verschillende acties zorgden we ervoor dat iedereen te allen tijde hetzelfde wist.”

 

“Belangrijk dat iedereen in het bedrijf hetzelfde weet, zo geef je vertrouwen en krijgt iedereen de kans om mee te denken en zijn of haar talent te gebruiken”

Dat broodnodige vertrouwen versterkten we ook met iets ludiekere initiatieven. Normaal gezien zetten we met Pasen bijvoorbeeld paaseitjes op de bureaus. Voor de ‘thuiswerkversie’ daarvan kozen we er niet voor om de eitjes zomaar op te sturen. Om de samenwerking en verbinding die zo typisch is voor ons door te trekken, ontstond het idee van een soort ketting. Iedereen die paaseitjes ontving, was op zijn beurt ‘paashaas’ voor de volgende. Daarbij werd iedereen uitgedaagd om te voet of met de fiets bij een bepaalde collega langs te gaan. Onze medewerkers kwamen zo bij mensen terecht die niet eens in hun team zaten. En dat levert dan weer leuke ontmoetingen op die het samenhorigheidsgevoel verder versterken.”