Assistant de Direction mi-temps

·     Assurer diverses tâches de secrétariat :

• Dactylographier divers documents tels que rapports, fax, courriel, courrier sur base de notes écrites.
• Etablir le document de synthèse des « affaires réalisées » et le pointage des heures prestées des cadres à destination de la comptabilité.
• Traduire des documents, lettres ou rapports en anglais et à vérifier les traductions réalisées par d'autres membres PRT
• Rédiger à partir d’informations sommaires de la hiérarchie, mettre en forme et imprimer des lettres, mails… et les transmettre pour signature à la direction.
• Trier, distribuer et classer le courrier postal, fax, mails.
• Participer au classement informatique des documents et l’archivage. Mettre à jour les bases de données.
• Réceptionner les appels téléphoniques. Renseigner les clients ou transmettre l’appel à la personne adéquate. Si nécessaire, filtrer l’appel.
• Accueillir les clients, les renseigner sur les possibilités d’hôtel, de navette, d’itinéraire et effectuer les réservations ad hoc sur demande.
• Renseigner les clients dans les limites de ses connaissances.
• Tenir à jour l’agenda du service et signale les impossibilités d’agenda.
• Vérifier les pointages (congé, maladie, …) du personnel du département puis les encoder et les envoyer au Service du personnel.
• Gérer les réservations et le matériel de la salle, effectuer les réservations des salles de réunion et organiser l’intendance (boissons, lunch,…).
• Veiller à l’intendance du matériel nécessaire pour le département (fourniture de bureau, documents,..).
• Envoyer différentes documentations aux clients (manuels, CD,…).
• Participer à la réunion hebdomadaire de son service.
• Aider le service communication si nécessaire dans la préparation et la réalisation de différentes activités (symposium,..).
• Mettre à jour la liste des clients.
• Gérer les voyages du General Manager et des cadres PRT en accord avec ceux-ci et la DRH (y compris visas et autorisations de voyages) et s'assurer que les procédures internes sont bien respectées.
• Gérer les inscriptions et le suivi aux différentes conférences, séminaires et foires.
• Guider et former les assistants ou étudiants qui viennent travailler dans le service.
• Etre guide file pour son étage.

·     Donner un support dans le cadre de l’importation des matières premières et l’exportation des équipements selon les procédures :

• Fournir et échanger les informations et documents en collaboration avec le service juridique (autorisations, les demandes d’apostille, les documents du Ministère des Finances, les authentifications de signature.
• Organiser le transport.

·     Effectuer la gestion des encarts publicitaires dans les revues étrangères :

• Faire des demandes de prix.
• Commander l’encart publicitaire après accord du chef.
• Vérifier les factures avant l’envoi à la comptabilité pour le paiement.

·     Etablir et vérifier les factures :

• Etablir les factures des clients selon les termes du contrat, accord ou protocole correspondant. Etablir le relevé des frais et le joint à la facture. Envoyer le contrat au client en demandant pour avoir une copie signée en retour.
• Relancer éventuellement le client en cas de retard de paiement.
• Renseigner la comptabilité sur la nature des différentes affaires afin et crée les imputations adéquates en fonction du numéro donné.
• Vérifier les factures fournisseurs envoyées par la comptabilité puis demande l’accord à son supérieur pour le paiement.
• Encoder trimestriellement les factures provisoires adressées et mensuellement les factures aux clients.
• Rédiger les notes de frais des cadres y indiquer la bonne imputation et les envoyer à la signature finale puis les faire parvenir au Service Comptabilité.
• Vérifier les relevés American Express et Visa avec les notes de frais correspondantes contrôle la bonne imputation par poste et ensuite les faire parvenir au Service Comptabilité.
• Créer et tenir à jour la liste des devises disponibles au sein de PRT et la communiquer 1x par mois au Service Comptabilité.